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Les systèmes de notification de masse dans les cas non urgents

Posté par ERMS Corporation on 7 juillet 2017 09:51:32 EDT

Les systèmes de notification de masse ne sont plus réservés aux cas d’urgence. Les activités d’exploitation et les communications aux résidents sont parfaites pour les notifications de masse sécurisées

Les systèmes de notification d’urgence de masse sont essentiels pour communiquer avec un large public, pendant et après une crise. Toutefois, il n’y a rien qui nous empêche de les employer pour les communications de masse plus routinières. Bien qu’il ne soit pas avisé de les utiliser à des fins de promotion et de marketing, ce type de système offre aux entreprises et autres organisations, une interface unique pour communiquer différents types de messages.

Notification pour les cas non urgents

Les organisations qui emploient le même système pour tous leurs besoins communicationnels favorisent la collaboration entre les membres d’une équipe chargés de lancer des communiqués de toutes sortes et améliorer les taux de réponse car le système est familier aux destinataires.

Un système de notification de masse est particulièrement utile quand :

  • différents groupes de destinataires exigent différents messages;
  • les destinataires doivent être sélectionnés selon leur département, équipe ou emplacement;
  • le message comporte des questions de sondage;
  • un accusé de réception est nécessaire;
  • les destinataires doivent récupérer aisément des nouvelles proactivement;
  • plusieurs appareils de communications ou langues doivent être employés;
  • des rapports exacts et détaillés sont nécessaires;
  • les systèmes de communication ou les réseaux internes sont compromis.

On peut se servir des systèmes de notification de masse de différentes façons, par exemple :

Gouvernements municipaux – les employés d’une ville peuvent communiquer des renseignements non urgents aux citoyens comme des fermetures de routes, des avis d’entretien planifié d’hydro-électricité ou autres infrastructures, des assemblées publiques, des renseignements à propos d’évènements spéciaux et autres rappels.

Établissements post-secondaires – Les universités et les cégeps peuvent employer un système de notification de masse pour rappeler aux étudiants leur statut au registrariat ou les dates limites de paiements, les évènements spéciaux ou les règlements sur le campus. On peut aussi informer les étudiants des services d’assistance, les aviser, ainsi que le corps professoral, des zones en réfection, des fermetures, des changements de locaux ou offrir des conseils de sécurité.

Organismes caritatifs, à but non lucratif et entreprises – les organisations de toutes sortes sont composées de différentes équipe pouvant bénéficier d’un système centralisé pour communiquer avec leur personnel, leurs clients et leurs fournisseurs.

Les ressources humaines, le service de la paie et les équipes de gestion peuvent se servir d’un système de notification de masse pour informer leurs employés et bénévoles de changements apportés aux politiques et règlements, leur rappeler les horaires de congés fériés ou tout autre renseignement qui nécessite un accusé de réception.

Les Services de l’exploitation et des T.I. peuvent informer leur personnel des périodes de maintenance des systèmes et des interruptions prévues ou planifiées. Les informaticiens peuvent aussi se servir de leur SNCU pour aviser les employés de ne pas ouvrir des courriels risquant d’être infectés, même quand leur système est sous attaque.

Les dirigeants peuvent se servir du SNCU pour prodiguer de la motivation et de la reconnaissance envers les employés, ou partager des renseignements au sujet des plans à court terme ou des statistiques pertinentes.

Le service à la clientèle peut employer leur système de notification de masse pour informer les destinataires d’interruptions de service, de fermetures ou de retards quelconques.

Les équipes de la comptabilité et de l’approvisionnement peuvent expédier à leurs fournisseurs des avis concernant des retards de paiements, des ralentissements de production prévus ou des perturbations aux quais de chargement.

Si votre organisation possède déjà un système de notification d’urgence de masse ou planifie d’en acquérir un, vous devriez bien analyser tous vos besoins en communication massive, mis à part le marketing, et qu’ils soient bien tous englobés par un seul système. Cela épargnera à votre entreprise temps et argent, rehaussera la qualité de vos communications et, bien entendu, augmentera votre rendement sur le capital investi.