Blogue de ERMS

Les systèmes de notification de masse dans les cas non urgents

par ERMS Corporation le 7 juillet 2017 09:51:32 EDT

Les systèmes de notification de masse ne sont plus réservés aux cas d’urgence. Les activités d’exploitation et les communications aux résidents sont parfaites pour les notifications de masse sécurisées

Les systèmes de notification d’urgence de masse sont essentiels pour communiquer avec un large public, pendant et après une crise. Toutefois, il n’y a rien qui nous empêche de les employer pour les communications de masse plus routinières. Bien qu’il ne soit pas avisé de les utiliser à des fins de promotion et de marketing, ce type de système offre aux entreprises et autres organisations, une interface unique pour communiquer différents types de messages.

Notification pour les cas non urgents

Les organisations qui emploient le même système pour tous leurs besoins communicationnels favorisent la collaboration entre les membres d’une équipe chargés de lancer des communiqués de toutes sortes et améliorer les taux de réponse car le système est familier aux destinataires.

Un système de notification de masse est particulièrement utile quand :

  • différents groupes de destinataires exigent différents messages;
  • les destinataires doivent être sélectionnés selon leur département, équipe ou emplacement;
  • le message comporte des questions de sondage;
  • un accusé de réception est nécessaire;
  • les destinataires doivent récupérer aisément des nouvelles proactivement;
  • plusieurs appareils de communications ou langues doivent être employés;
  • des rapports exacts et détaillés sont nécessaires;
  • les systèmes de communication ou les réseaux internes sont compromis.

On peut se servir des systèmes de notification de masse de différentes façons, par exemple :

Gouvernements municipaux – les employés d’une ville peuvent communiquer des renseignements non urgents aux citoyens comme des fermetures de routes, des avis d’entretien planifié d’hydro-électricité ou autres infrastructures, des assemblées publiques, des renseignements à propos d’évènements spéciaux et autres rappels.

Établissements post-secondaires – Les universités et les cégeps peuvent employer un système de notification de masse pour rappeler aux étudiants leur statut au registrariat ou les dates limites de paiements, les évènements spéciaux ou les règlements sur le campus. On peut aussi informer les étudiants des services d’assistance, les aviser, ainsi que le corps professoral, des zones en réfection, des fermetures, des changements de locaux ou offrir des conseils de sécurité.

Organismes caritatifs, à but non lucratif et entreprises – les organisations de toutes sortes sont composées de différentes équipe pouvant bénéficier d’un système centralisé pour communiquer avec leur personnel, leurs clients et leurs fournisseurs.

Les ressources humaines, le service de la paie et les équipes de gestion peuvent se servir d’un système de notification de masse pour informer leurs employés et bénévoles de changements apportés aux politiques et règlements, leur rappeler les horaires de congés fériés ou tout autre renseignement qui nécessite un accusé de réception.

Les Services de l’exploitation et des T.I. peuvent informer leur personnel des périodes de maintenance des systèmes et des interruptions prévues ou planifiées. Les informaticiens peuvent aussi se servir de leur SNCU pour aviser les employés de ne pas ouvrir des courriels risquant d’être infectés, même quand leur système est sous attaque.

Les dirigeants peuvent se servir du SNCU pour prodiguer de la motivation et de la reconnaissance envers les employés, ou partager des renseignements au sujet des plans à court terme ou des statistiques pertinentes.

Le service à la clientèle peut employer leur système de notification de masse pour informer les destinataires d’interruptions de service, de fermetures ou de retards quelconques.

Les équipes de la comptabilité et de l’approvisionnement peuvent expédier à leurs fournisseurs des avis concernant des retards de paiements, des ralentissements de production prévus ou des perturbations aux quais de chargement.

Si votre organisation possède déjà un système de notification d’urgence de masse ou planifie d’en acquérir un, vous devriez bien analyser tous vos besoins en communication massive, mis à part le marketing, et qu’ils soient bien tous englobés par un seul système. Cela épargnera à votre entreprise temps et argent, rehaussera la qualité de vos communications et, bien entendu, augmentera votre rendement sur le capital investi.

Les catastrophes naturelles soulignent la nécessité d’une solution de notification d’urgence de masse

par ERMS Corporation le 15 mai 2017 14:03:15 EDT

Au printemps 2017, des inondations ont causé la dévastation au Canada. Dans certaines région, les niveaux d’eau ont battu des records et les dommages sont très sérieux . Des communautés en Colombie-Britannique, dans la vallée d’Ottawa en Ontario et plus de 170 municipalités au Québec étaient en alerte alors que la pluie s’est abattue pendant des jours. Des milliers de personnes ont été évacuées et la liste des routes fermées était très longue. Le mot-clic tendance #inondations2017Quebec nous renvoie des images et des commentaires bouleversants.

On a déclaré l’état d’urgence dans des dizaines de villes et on prévoit que des scénarios comme celui-ci se reproduiront plus fréquemment et la destruction empirera d’année en année. Comme nous l’avons mentionné dans un article précédent au sujet de l’impact des phénomènes météos extrêmes sur la continuité des activités, l’intensité des pluies continue d’augmenter dans certaines régions du globe, causant des crues des eaux de plus en plus graves.

Inondations à Rigaud_mai 2017

Ce n’est pas la première fois que les résidents de ces communautés, y compris Kelowna, Ottawa, Gatineau et Montréal, vivent des inondations, mais cette fois-ci, c’est différent. C’est ce que Tony Bolduc, qui possède un terrain de camping à Rigaud, une ville à l’ouest de Montréal, sur la rivière des Outaouais, explique : « À chaque printemps, notre terrain se trouve sous trois ou quatre pieds d’eau, alors on est habitué. Mais cette année, il y a 12 pieds d’eau sur le terrain. Nous ne pourrons probablement y retourner avant la St-Jean ». D’habitude, sa saison commence la longue fin de semaine de mai. Mais comme l’a indiqué M. Bolduc, sa situation est pourtant moins pire que bien d’autres, y compris des habitants en ville, qui ont presque tout perdu.

Les services d’urgence, les intervenants, les forces armées, la Croix-Rouge et autres organismes bénévoles ont rapidement prêté main forte aux citoyens. Ils ont rempli des dizaines de milliers de sacs de sable, creusé des fossés et déménagé des biens personnels pendant des jours. On prévoit d’ailleurs que leur soutien sera nécessaire pendant longtemps. Dans ces situations, la coordination des communications d’urgence est essentielle.  La technologie en matière de notification d’urgence de masse simplifie et accélère la tâche ardue de mobiliser les individus et de communiquer régulièrement de nombreuses mises à jour sur l’évolution de la situation, des nouvelles nécessaires aux bénévoles, employés et citoyens.

Évidemment, ces systèmes de communication de masse n’empêchent pas l’eau de monter. Toutefois, ils sont de plus en plus employés par les municipalités, organismes et entreprises pour informer efficacement les gens d’une menace ou d’une catastrophe imminente. La capacité de lancer une campagne de notification en sélectionnant les individus directement à partir d’une carte géographique de haut calibre est un outil précieux. Le personnel des mesures d’urgence peut ainsi expédier des messages très ciblés aux gens qui sont à l’intérieur d’un périmètre donné, tout en évitant d’alarmer ceux qui n’y sont pas. Cette méthode sélective aide à exécuter des évacuations qui se déroulent dans le calme, et aussi à diffuser des renseignements sur les fermetures de routes et d’installations.

La capacité d'expédier des messages, de façon semi-automatisée, libère les premiers intervenants envers le porte à porte pour informer les individus d’une évacuation, ce qui épargne énormément de temps et de ressources. Un système de notification d’urgence permet la communication bidirectionnelle et la possibilité de répondre à des questions spécifiques. Par exemple, un avis d’évacuation pourrait permettre aux destinataires de d’indiquer s’ils ont l’intention (1) d’évacuer immédiatement, (2) d’évacuer dans un autre délai donné ou (3) de ne pas évacuer. En réponse à ce dernier énoncé, on peut demander à ces gens de téléphoner les autorités, de demander d’être contacté ou de recevoir une visite des intervenants.

Un système de notification d’urgence de mass robuste facilite la mise à jour de l’état de la situation tant pour le public que pour des équipes ou groupes spécifiques pour soutenir les efforts de secours et de rétablissement. Les individus peuvent récupérer des avis par téléphone, ordinateur et même depuis une appli mobile dédiée. Quand les gens peuvent récupérer eux-mêmes certains messages cela diminue la pression exercée sur les équipes de communications de crise. Ces mises à jour peuvent servir à donner des directives spéciales, des avis de retour au domicile, à informer de changements dans les niveaux d’eau ou du progrès des équipes d’urgence.

De plus en plus, on se fie aux médias sociaux pour recevoir des nouvelles importantes. La capacité d’un système de notification d’urgence d'expédier des messages en masse et à publier simultanément sur Facebook et Twitter, par exemple, assistent les professionnels en intervention à diffuser des nouvelles à un public plus étendu, quand c’est nécessaire, les libérant pour qu’ils puissent continuer à gérer la crise et à se préparer pour la nouvelle vague de communications.

Maintenant que le pire semble être passé,  les efforts vont se concentrer sur la reprise et le retour à la normale. Si vous souhaitez apporter votre soutien aux communautés et aux familles touchées, vous pouvez le faire par l’entremise de la Croix-Rouge canadienne. L’organise accepte des dons pour les sinistrés au Québec et en Ontario. Leur travail et celui de tous les autres intervenants est véritablement héroïque.

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Les phénomènes météos extrêmes et leur impact sur la continuité des activités

par ERMS Corporation le 13 avril 2017 12:51:39 EDT

Phénomènes météos extrêmes

Depuis le siècle dernier, nous avons été témoins d’une croissance, non seulement du nombre de catastrophes naturelles dans le monde, mais de la valeur des dommages qu’elles causent. Qu’il s’agisse de l’activité humaine et d’un changement climatique ou d’une variation normale de l’évolution de la planète est encore un point assez débattu. Quoi qu’il en soit, les organisations doivent faire face aux conséquences qu’ont ces incidents sur les activités quotidiennes et, plus important encore, sur la sécurité de leurs employés.

La fréquence de tempêtes tropicales et d’ouragans est à la hausse. D’ailleurs, le Geophysical Fluid Dynamics Laboratory (GFDL), un programme de recherche de la National Oceanic and Atmospheric Administration des État-Unis, prévoit que : « Vers la fin du 21e siècle, le réchauffement anthropique sera la cause problable de cyclones tropicaux d’une intensité accrue de 2 à 11 % à l’échelle mondiale. » D’ajouter le GFDL : «… ce changement implique un pourcentage encore plus élevé du facteur de destruction par tempête, tout en ne présumant aucune diminution de leur ampleur. »

Quant aux tempêtes hivernales, leur intensité a aussi augmenté. Bien que l’accumulation de neige moyenne ait diminué au Canada et aux États-Unis depuis les cinquante dernières années, la force des tempêtes s’est accrue, si bien qu’on leur attribue maintenant des noms pour les distinguer. Par exemple, la Tempête Jonas en janvier 2016, sur la côte est des États-Unis, a battu tous les records en terme du volume de neige jamais reçu durant une tempête, où des villes et régions avoisinantes furent littéralement paralysées. Les situations météorologiques instables et les évènements météos extrêmes sont de plus en plus problématiques dans le cadre de la continuité des activités.

Toutefois, ce ne sont pas que les tempêtes tropicales ni hivernales, limitées à une saison ou à des régions précises, qui causent des inquiétudes. De plus en plus, les pluies ont des effets dévastateurs sur l’environnement urbain et l’activité humaine. Selon M. Petteri Taalas, secrétaire-général de l’Organisation météorologique mondiale (OMM), une agence de L’ONU, la quantité de pluie, ainsi que l’intensité des averses a augmenté au fil des années. De dire M. Taalas : « …quand il pleut, il pleut beaucoup plus » et ceci cause « des problèmes pour les humains et aussi pour l’économie ».

Les effets cumulés des précipitations abondantes peuvent devenir catastrophiques, causant des inondations dans les centres urbains. Mais les pluies torrentielles sont aussi à la source des cratères ou affaissements de la chaussée, comme cela s’est produit au Québec, il y a quelques années, ou encore des glissements de terrain, tel que celui qui a coûté la vie à plus de 250 personnes et délogé une multitude de familles en Colombie.

Si ces tendances climatiques persistent, ce que d’ailleurs confirment de nombreuses recherches, les organisations devront tenir compte des évènements météos dans leurs plans de continuité. Cela signifie qu’une attention particulière devra être portée sur les communications d’urgence aux employés, fournisseurs, sous-traitants et autres acteurs pertinents, dans le but de réagir rapidement face aux situations et soutenir les efforts de retour à la normale.

Dans les situations d’urgence ou les crises, un système semi-automatisé de notification constitue une méthode bien supérieure aux chaînes téléphoniques traditionnelles et même au courriel car la plupart de ces services imposent une limite de destinataires par message. Par contre, un système de notification d’urgence de masse offre aux entreprises la capacité de se préparer contre les imprévus et de communiquer rapidement avec un grand nombre d’individus par toutes modalités ou appareils. Ces systèmes permettent de s’adapter à toutes sortes d’incidents ce qui aide à réduire les dommages, les risques de blessures graves et même, à sauver des vies.

À mesure que nous continuons à vivre des anomalies climatiques, les entreprises et autres organisations doivent élaborer des plans de communication précisément liés aux conséquences de ces phénomènes. Ces plans devraient inclure la capacité à bien se préparer à l’avance au moyen d’un système de notification d’urgence de masse qui saura rapidement rejoindre toutes les personnes concernées pour assurer leur sûreté et éviter des interruptions prolongées des activités.

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Alerte à la bombe à Concordia. Exécution exemplaire d'une notification d'urgence de masse.

par ERMS Corporation le 3 mars 2017 15:31:55 EST

Concordia-Digital-Alert-Source-Tariq Yusufzai.jpgHeureusement, il n’y avait pas d'explosifs et personne n’a été blessé. Or, quand la menace s'est matérialisée, on ne savait pas à quoi s’attendre.

Au signal des autorités, l’université Concordia a employé son système de notification d’urgence de masse pour aviser sur écrans d’ordinateurs, enseignes et par texto, l'évacuation de trois pavillons, ceci dans le but de protéger les étudiants, le personnel et les visiteurs.

 

 

 

 

 

(Photo : Twitter @TariqYusufzai)

Comme l’ont rapporté Radio-Canada (Aucun objet trouvé à l'Université Concordia après un appel à la bombe) et La presse (Concordia: l'alerte à la bombe non fondée, dit la police), aucun explosif n’a été découvert et un suspect a été arrêté.

Les établissements d’enseignement ressentent plus que jamais la pression de savoir faire face aux imprévus. Bien que le Canada soit reconnu comme étant une nation fondamentalement sécuritaire et pacifique, les menaces de violence et de terrorisme sont à la hausse.

L’université Concordia était manifestement bien préparée à communiquer la menace à sa population. Elle l’a fait en se servant des alertes à l’écran d’Alertus Technologies et, selon TVA Nouvelles, par texto provenant du système ERMS Advantage. D'après un évacué, l’opération « a été très bien gérée ».

Cliquer ici pour savoir comment les établissements d’enseignement supérieur planifient sous pression.

 

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Le taux de rétention des clients chez ERMS éclipse la concurrence

par ERMS Corporation le 9 décembre 2016 14:52:37 EST

Dans une grande entreprise, choisir un système de notification d’urgence, ou tout autre fournisseur, n’est pas une tâche facile. On entre souvent en compétition avec des d’appels d’offres, qui sont d’ailleurs très complexes à concevoir. En effet, les gens qui les préparent doivent songer à toutes les fonctions possibles que devra comporter système, dans tous scenarios de catastrophes inimaginables. Même quand cette liste exhaustive est mise noir sur blanc, il reste des renseignements cruciaux qu’il est difficile de capturer dans de tels documents.

Donc, quand tous les éléments tangibles s’équivalent comme les fonctions, la sécurité, la capacité, les références et le coût, comment prend-on une décision? On peut toujours revenir en arrière et analyser les soumissions davantage au risque de s’accrocher à des détails qui s’avèreront sans importance. En fin de compte, on signe le contrat et on se croise les doigts.

Les choses ne marchent pourtant pas toujours comme prévu. Parfois on réalise que le bouton « Expédier » fonctionne seulement une fois sur deux. Ou encore, que les rapports de campagnes ne sont pas intégrés à la solution. Il arrive que les phrases-guides au téléphone, la formation et le soutien technique sont offerts dans un français douteux. Chez certains fournisseurs, les modules de cartographie et de stockage de documents sont en extra. Malheureusement, ces situations fâcheuses se produisent plus souvent qu’on ne le croit.

Alors, quelles sont les composantes intangibles, ces éléments qui manquent aux appels d’offre et aux contrats? Chez ERMS, nous avons isolé trois variables qui, à notre avis, sont essentielles pour forger une relation de confiance avec nos clients et que nous mettons en pratique tous les jours: la capacité à rejoindre, à s’adapter et à assumer ses responsabilités. 

CAPACITÉ À REJOINDRE

En cette ère électronique, il est plutôt rare de rejoindre un être humain quand on a des questions ou un problème. Chez ERMS, notre équipe de soutien est disponible 24 heures par jour, 7 jours sur 7 et les appels sont répondus de vive voix. En outre, l’équipe de mise en œuvre et de formation de chaque client demeure à leur disposition en tout temps. Des vraies personnes, en temps réel : voilà ce que nous vous offrons.

CAPACITÉ À S’ADAPTER

La capacité à s’adapter signifie aussi celle à résoudre les problèmes. ERMS a toujours été à l’affût des besoins de ses clients, qui sont particuliers à chacun. Qu’il s’agisse de personnaliser des sessions de formation, ajouter ou perfectionner certaines fonctions, nos équipes de mise en oeuvre et de développement enregistrent chaque demande et commentaire. On en pèse le pour et le contre, puis bon nombre font leur marque dans notre système de notification d’urgence. D’ailleurs, environ 85 % des enrichissements apportés au système Advantage de ERMS proviennent directement de suggestions de nos utilisateurs.

ASSUMER SES RESPONSABILITÉS

De nos jours, c’est assez facile de se cacher dans les profondeurs mystérieuses de la technologie. Quand il y a une panne, car cela arrive à tout le monde, on se fait transférer de département en département, souvent à l’autre bout du monde, puis on finit par se vider le coeur à une automate et notre requête est reléguée aux oubliettes.

Engrenages service et client.jpg

Chez ERMS, notre approche est différente. Si un incident survient, on vous donne des explications. Nos systèmes sont sous surveillance constante et si toutefois on n’arrive pas à prévenir un problème, on le répare sur le champ. Nos processus sont transparents, notre personnel est dédié et toutes nos activités d’exploitation se font de ce côté-ci de la planète.

La qualité des services qu’offre ERMS est sans pareille. En tenant compte de tous les facteurs, notre taux annuel moyen de rétention des clients s’élève à plus de 98,5 %. Selon certaines sources, ce rapport atteint les 65 % chez certains de nos concurrents. Cela nous dit qu’il y a, sans aucun doute, beaucoup de clients pas trop satisfaits sur le marché.

Donc, si vous recherchez un système de notification d’urgence de masse pour votre organisation, faites un choix éclairé. Considérez tous les facteurs: autant ceux qui sont évidents que ceux qui le sont moins mais qui renferment une valeur inestimable. Sinon, vous risquez d’être pris pendant des années avec une solution inutile pour vous et votre organisation.

Gaspiller de l’argent ce n’est pas drôle mais perdre son temps, c’est vraiment décourageant. Pensez à tout le temps investi en formation, à apprendre toutes les fonctions du système, à créer des gabarits de messages, à charger les données, à adapter vos plans de continuité des activités, pour finir à attendre impatiemment la fin du contrat et recommencer le processus de sélection. Est-ce que ça en vaut vraiment la peine et la frustration?

Chez ERMS, notre approche est unique en son genre parce que nous offrons un produit supérieur. La gestion des catastrophes, la continuité des activités et la planification des mesures d’urgence sont des affaires sérieuses. En effet, cela requiert des solutions robustes, fournies par des gens de confiance. Notre système de notification d’urgence de masse compte 7 modules entièrement intégrés. Il est d’une souplesse qui lui permet de gérer toutes sortes d’incidents, qu’il s’agisse de pépins quotidiens ou des pires désastres.  Mais ça, c’est simplement ce qui amène les clients à frapper à notre porte. En revanche, c’est la capacité à rejoindre nos gens, celle à nous adapter à leurs besoins et notre sens des responsabilités qui en font des clients à vie.

Mots-clés: Gestion des urgences, Avantage ERMS, taux de rétention des clients, communication de masse

Les quatre clés des communications d’urgence

par ERMS Corporation le 15 juin 2016 00:00:00 EDT

Les systèmes de notification d’urgence aident les équipes de communication à gérer les crises de relations publiques de façon proactive

Les médias sociaux nous ont véritablement aiguisé l’appétit en ce qui concerne obtenir des informations en temps réel. Ainsi, lorsqu’un incident se produit il est essentiel que les entreprises et autres organismes réagissent rapidement. Cision Canada a récemment publié un blogue (en anglais) qui discute des quatre clés des communications d’urgence.

Ceci comprend :

  1. Présenter une réponse immédiate
  2. Maintenir l'uniformité du message
  3. Avoir un dirigeant ou une dirigeante sur les lieux
  4. Les actes sont plus éloquents que les mots

Les systèmes de notification en cas d’urgence (SNCU) favorisent l’exécution de ces quatre éléments :

Présenter une réponse immédiate

Lorsqu’une crise se déclare, les SNCU peuvent diffuser très rapidement différents messages aux dirigeants, aux équipes de la continuité des activités ou de la reprise après sinistre, aux employés et au grand public par l’entremise des médias sociaux. Les SNCU permettent d’expédier des messages bien ciblés, selon les besoins ou le rôle de chacun.

Les équipes de communication ont la possibilité de préparer des gabarits de messages au préalable, puis de les modifier au besoin le moment venu de les expédier. En outre, ils peuvent lancer des notifications rédigées sur le champ en quelques minutes, partout au monde, pourvu que l’on ait un téléphone ou autre appareil connecté aux réseaux.

Maintenir l’uniformité du message

Les SNCU permettent à vos équipes de communication de collaborer aux messages et à planifier les mises-à-jour sur la l’évolution de la situation. Les SNCU peuvent être employés pour mettre en œuvre l’équipe d’intervention et les transférer vers un pont de conférence téléphonique pour assurer un message uniforme pour tous et éviter les malentendus. De plus, des informations supplémentaires peuvent être récupérées par les destinataires, quand cela leur convient, depuis leur périphérique mobile.

Avoir un dirigeant ou une dirigeante sur les lieux

Votre équipe de communications d’urgence peut comprendre un membre de l’équipe de direction qui demeure sur place. Cette personne participe aux conférences téléphoniques pour se tenir au courant de la situation et ensuite relayer tous ces renseignements aux collègues pertinents en leur expédiant des messages selon leur appareil ou leur langue de préférence ou, encore, par l’entremise d’un babillard électronique privé.

Les actes sont plus éloquents que les mots

Communiquez rapidement à vos destinataires les étapes que l’organisation planifie de prendre face à l’incident et publier sur Twitter et Facebook depuis votre SNCU.

Mots-clés: les systèmes de notification d'urgence, communication d'urgence, continuité des activités

Les autorités canadiennes et américaines s’affairent à améliorer les communications d’urgence pour les intervenants transfrontaliers

par ERMS Corporation le 6 juin 2016 00:00:00 EDT

CAUSE IV aide les professionnels de la gestion des urgences et les intervenants à communiquer et échanger plus efficacement

Le gouvernement canadien a annoncé la quatrième phase de l’expérience binationale en résilience entre le Canada et les États-Unis, qui a eu lieu en avril dernier.

Les rencontres entre les intervenants et les autorités des deux pays est essentielle pour que chacun puisse évaluer les technologies qui peuvent aider à communiquer et échanger des renseignements plus efficacement pendant des cas d’urgence qui touchent les deux côtés de la frontière.

S’étendant sur plus de 9 000 kilomètres, la frontière canado-américaine est la plus longue au monde. Elle est touche hui provinces canadiennes et territoires et 13 états américains.

La coopération entre nos deux pays amélioration les délais d’intervention, ce qui en retour réduira les dommages et, même, sauver des vies

Apprenez-en plus au sujet des communications entre premiers intervenants.

Mots-clés: communication d'urgence, premiers intervenants

Les médias sociaux – système de notification d’urgence officieux des feux de forêt de Fort McMurray

par ERMS Corporation le 9 mai 2016 00:00:00 EDT

De plus en plus de gens se tournent vers les médias sociaux pour les communications de crise

Comme on l’a récemment rapporté dans le Edmonton Sun, les médias sociaux sont devenus le système d’alerte officieux pendant les feux de forêt de Fort McMurray. Pendant et après l’évacuation, alors que les stations de radio restaient silencieuses, les habitants fuyant les incendies ainsi que ceux qui voulaient en savoir plus sur la situation scrutaient les médias sociaux pour obtenir des nouvelles.

Lorsque la municipalité de Wood Buffalo n’arrivait plus à actualiser son site Web assez rapidement, la ville s’en est remise à Twitter. Au début, pendant l’évacuation, les messages étaient sporadiques et n’offraient pas assez d’information au goût de la population. Par contre, le lendemain de l’évacuation, la ville a amélioré son approche et apportait du réconfort aux abonnés, même quand il n’y avait pas de nouvelles.

Les municipalités sont de plus en plus à l’aise avec les médias sociaux comme moyen de communication avec les citoyens, comme on l’a vu durant les feux à Slave Lake en 20177 et les inondations dans le sud de l’Alberta en 2017. Ceci est une bonne nouvelle car la société s’attend désormais et même exige, des informations en temps réel.

Quand les gouvernements et les organisations se tournent vers les médias sociaux pour partager des renseignements pertinents au bon moment, cela peut aider à bien exposer les faits et dissiper les rumeurs. La meilleure façon de s’assurer que votre équipe des communications d’urgence puisse partager des nouvelles par l’entremise des médias sociaux est de les équiper d’un système de notification de masse qui leur permette de planifier, développer des messages et les publier sur Twitter ou Facebook depuis n’importe quel téléphone ou tablette connecté au réseau Internet, et ce n’importe où au monde.

Les avantages d’un système de notification de masse

par ERMS Corporation le 8 avril 2015 15:14:00 EDT

ERMS a connu un excellent trimestre! La demande accrue de nos services nous a gardés bien occupés à organiser des sessions de formation et de mise en œuvre du système chez nos nouveaux clients. En fait, les ventes ont dépassé l’objectif de plus de 50 %. C’est clair que nous avons du pain sur la planche!

Parmi nos plus récents clients, on compte la Croix-Rouge Canadienne, Desjardins, Intact Assurance, l’Université Simon Fraser, Worker’s Compensation Board of Manitoba (WCB), British Columbia Emergency Management (EMBC), la ville de Cambridge (ON), le Gouvernement du Canada (Services partagés), Independence Bank, l’Hôpital général juif et plus encore.

Mais qu’est-ce qui pousse cette demande à la hausse? À notre avis, c’est que les entreprises et autres organisations commencent vraiment à saisir ce que rapportent les solutions de communication d’urgence de masse. Tous nos clients, nouveaux comme de longue date, profitent grandement d’un tel système d’alerte. Les avantages comprennent :

  1. Une messagerie unifiée et plurimodale – l’intégration des systèmes IP et la capacité à communiquer par presque tous les moyens de communication modernes permet d’expédier des notifications ciblées à partir d’une simple interface Web, de façon très rapide et efficace.

  2. Une intervention judicieuse – les organismes pourvus d’une solution de communication d’urgence sont en mesure de réagir plus rapidement envers des menaces graves, comme les intempéries, les pandémies, les activités terroristes, puisque cela exige d’informer les gens rapidement, à tous les niveaux et par tous les moyens possibles.

  3. Réduire la propagande – la capacité à expédier des messages à un public cible, par tous les modes de communication aide à contrôler l’information et les maîtriser les rumeurs.

  4. Une portée supérieure – les systèmes de notification en cas d’urgence à grande échelle peuvent rejoindre des centaines de milliers de personnes en quelques minutes, au téléphone, par courriel, texto, etc.  

  5. Des communications précises – les administrateurs de systèmes peuvent expédier des messages détaillés et pertinents, qui se rapportent directement à la situation en cours.

  6. Moins de perte de temps – sélectionner les bons destinataires en un clin d’œil, qu’il s’agisse de quelques individus ou de tous les habitants d’une ville, favorise une intervention rapide, ce qui sauve des vies, minimise les dommages et l’interruption des activités.

  7. Un système hébergé – les administrateurs du système sont en mesure de lancer des campagnes de notification d’où qu’ils soient, par l’entremise d’une connexion Internet.

  8. Protéger son personnel – les employés peuvent alerter leur employeur s’ils sont en détresse ce qui dirige les secours exactement là où on en a besoin.

  9. La conformité réglementaire – les entreprises et autres organisations ont différentes exigences en ce qui concerne les systèmes de notification de masse; sachez qu’un système comme Advantage de ERMS les satisfait toutes.

  10. Des accusés de réception – ou de lecture assurent à l’organisation que les destinataires ont bien saisi la gravité de la situation et qu’ils savent ce qu’ils doivent faire. Les accusés s’avèrent utiles aussi en cas de litige.

Voilà quelques-uns des avantages que tirent les sociétés et organismes qui se dotent d’un système de notification en cas d’urgence. Et vous, quels avantages en tireriez-vous?

Mots-clés: Gestion de crise

Communication d’urgence lors de retraits de produits alimentaires et autres du marché

par ERMS Corporation le 26 juillet 2012 11:27:00 EDT

Communiquer efficacement pour retirer un produit du marché n’est pas une tâche facile. J’en ai récemment discuté avec plusieurs chefs d’entreprise à qui cela cause bien du souci.

Pendant que nous traitions de questions complexes, comme par exemple mettre en place une équipe de gestion de crise avant d’avoir à faire face à un retrait de produit sur le marché, les trois mêmes problèmes tactiques refaisaient surface:

  1. Comment faire parvenir le message, le plus vite possible, aux personnes directement responsables du retrait physique d’un produit donné ou de toutes autres actions immédiates à prendre?
  2. Comment faire le suivi de la réponse des personnes visées (par exemple, le gérant d’un magasin) et s’assurer de l’exécution des directives?
  3. Comment maintenir le dialogue portant sur la situation d’urgence sans risquer qu’il se perde dans le déluge des courriels ou des messages téléphoniques du quotidien.

Les systèmes de notification en cas d’urgence ordinaires peuvent résoudre le premier problème mais ne sont pas suffisamment équipés pour résoudre les deux autres. Plusieurs chefs d’entreprise ont déclaré qu’ils étaient intéressés à une passerelle Web interne pour réaliser ces tâches plus complexes. Quand on leur a mentionné qu’un tel logiciel pouvait être intégré au module de Gestion de crise d’un système de notification d’urgence, cette solution fut accueillie à bras ouverts.

Créer une passerelle interne prend beaucoup de temps, cela coûte cher et l’intégrer à un SNCU séparé est difficile. De l’autre côté, un module de gestion de crise intégré procure un mécanisme quasi infaillible pour envoyer un message à un gérant de magasin et une structure pour faire le suivi des problèmes, des risques, des actions et de la conformité aux directives. De plus, ce type de logiciel permet de partager ces renseignements avec tous les gens concernés, depuis un système distinct de ceux utilisés pour les courriels et les boîtes vocales de tous les jours.

Si vous souhaitez voir un exemple de type de fonction, veuillez cliquer sur Logiciel de gestion de crise dans la notification d’urgence.

Mots-clés: Notification en cas d’urgence, Gestion de crise, Retrait de produit